Grundsätzlich gilt: Je öffentlicher das Event, desto höher die Anforderungen.

 Folgende Fragen helfen bei der Einschätzung:

• Ist die Veranstaltung öffentlich oder privat?
• Findet das Event auf öffentlichem Grund statt?
• Werden Straßen oder Plätze genutzt oder gesperrt?

 Typische Genehmigungen:

• Nutzungsgenehmigung vom Ordnungsamt (z. B. Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes)
• Sondernutzungserlaubnis (bei Straßen- oder Gehwegbelegung)
• Lärmschutzauflagen und evtl. Nachbarschaftsinformationen

Tipp von fiylo: Immer im Vorfeld klären, wer Veranstalter ist, dies ist in der Regel der Kunde, weil dieser die wirtschaftliche und/oder organisatorische Verantwortung trägt.

Wird Musik öffentlich wiedergegeben – egal ob live, vom Band oder über Streaming – ist die Veranstaltung in der Regel GEMA-pflichtig.

Wichtig:

• Die Anmeldung muss vor der Veranstaltung erfolgen
• Auch Hintergrundmusik zählt
• Private Firmenveranstaltungen ohne externes Publikum sind nicht immer GEMA-frei – (sog. GEMA-Vermutung, Grenze häufig bei 100 Personen) genaue Prüfung lohnt sich

Tipp von fiylo: Im Vorfeld klären, ob sich Agentur, Band, DJ oder Kunde um die GEMA-Anmeldung kümmert, manche Locations besitzen einen GEMA-Rahmenvertrag.

Veranstalter tragen die Verantwortung für:

• Flucht- und Rettungswege
• Brandschutzmaßnahmen
• Zugangs- und Personenkontrolle (z. B. bei Einlassbeschränkungen)
• Versicherungsschutz (Haftpflicht-, Ausfall- und Equipment-versicherung)

Tipp von fiylo: In vielen Fällen ist ein Sicherheitskonzept nötig – besonders bei größeren oder risikobehafteten Events (z. B. mit Feuerwerk, Pyrotechnik, Bühne, Foodtrucks, etc.).

Diese Verordnung regelt bauliche und sicherheitsrelevante Vorgaben für Veranstaltungsorte ab einer bestimmten Personenzahl.

 Pflicht je nach Bundesland:

• bei Events ab ca. 200 Personen indoor, outdoor ab 1.000 Personen, Stadien ab 5.000 Personen
• für Zelte, Hallen, Open-Air-Flächen (immer, wenn die Fläche eingegrenzt ist)

Tipp von fiylo: Immer eng mit der Location abstimmen – viele Anforderungen sind dort bereits erfüllt (z.B. Widmung als Versammlungsstätte, Bestuhlungspläne, müssen aber je Event nachgewiesen werden.

Sowohl mit Dienstleistern als auch gegenüber Teilnehmer gilt: Rechtssicherheit schützt vor Streit.

• Vertragliche Klarheit zu Storno, Haftung, Zahlungsbedingungen
• Bei Tickets: Transparente AGB und Widerrufsregelungen
• DSGVO beachten bei der Erfassung von Teilnehmerdaten (ggfs. Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung - AVV - vereinbaren)

Auch wenn die rechtlichen Aspekte nicht immer zu den beliebtesten Aufgaben im Eventmanagement gehören – sie sind entscheidend. Wer frühzeitig plant, mit den richtigen Partnern arbeitet und auf die jeweilige Location abgestimmt agiert, kann Risiken minimieren und sich voll auf die kreative Umsetzung konzentrieren.

Tipp von fiylo: Bei vielen Locations auf fiylo.de sind Genehmigungen, GEMA, Sicherheitskonzepte oder VStättVO bereits berücksichtigt – das spart Planern viel Arbeit.