Die Wahl der passenden Location ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes Event – sei es eine Konferenz, ein Produktlaunch, eine Firmenfeier oder ein privater Anlass wie eine Hochzeit. Damit Du als Eventplaner optimal vorbereitet bist und keine wichtigen Details übersiehst, haben wir für Dich eine praktische Checkliste mit den 10 wichtigsten Fragen zusammengestellt. So gehst Du gut informiert in jede Locationbesichtigung und findest den perfekten Ort für Deine Veranstaltung.

1. Welche Kapazitäten bieten die Räume – in welcher Bestuhlungsform?

Die Raumgröße allein sagt noch wenig aus. Erkundige Dich daher konkret nach den Kapazitäten je nach Bestuhlungsvariante: Wie viele Personen passen bei Reihenbestuhlung hinein? Wie sieht es bei Bankett oder U-Form aus? Auch eine Stehparty oder Lounge-Setup verlangt eigene Flächenbedarfe. Frage zudem, ob die Bestuhlung individuell angepasst werden kann – das schafft Planungssicherheit.

2. Welche Technik ist vorhanden – und was muss extern angemietet werden?

Ein klarer Überblick über die vorhandene technische Infrastruktur spart nicht nur Zeit, sondern oft auch Geld. Kläre vor Ort:

• Gibt es fest installierte Licht- und Tontechnik?
• Ist ein Beamer mit Leinwand vorhanden?
• Wie leistungsfähig ist das WLAN?
• Besteht die Möglichkeit für Streaming oder hybride Events?

Wenn wichtige Komponenten fehlen, solltest Du rechtzeitig externe Technikdienstleister einplanen.

3. Welche Cateringoptionen gibt es – und ist externes Catering erlaubt?

Nicht jede Location bietet ein eigenes Catering an – und nicht jede erlaubt die Zusammenarbeit mit einem Caterer Deiner Wahl. Prüfe daher:

• Gibt es eine hauseigene Küche oder Partner-Caterer?
• Wie flexibel sind die Menüs (z. B. vegan, halal, glutenfrei)?
• Fallen Korkgeld oder zusätzliche Servicegebühren an?

Ein Blick hinter die Kulissen lohnt sich ebenfalls: Gibt es genügend Lager- und Kühlmöglichkeiten für Speisen und Getränke?

4. Gibt es eine feste Ansprechperson am Veranstaltungstag?

Ein reibungsloser Ablauf steht und fällt mit der Kommunikation. Frage frühzeitig, wer Dein direkter Kontakt während des Events ist und ob diese Person auch beim Auf- und Abbau unterstützt. Ein engagiertes Location-Team kann Dir viele organisatorische Aufgaben abnehmen – gerade am Tag der Veranstaltung Gold wert.

5. Wie flexibel sind die Auf- und Abbauzeiten – auch am Vor- oder Folgetag?

Timing ist alles. Besonders bei aufwendigen Setups oder Dekorationen kann ein großzügiger Zeitrahmen entscheidend sein. Kläre:

• Ab wann darf aufgebaut werden?
• Bis wann muss abgebaut sein?
• Ist ein Zugang bereits am Vortag oder am Folgetag möglich – und zu welchen Konditionen?

Diese Details solltest Du unbedingt im Vertrag festhalten lassen.

6. Wie ist die Anlieferung geregelt? Gibt es ausreichend Lagermöglichkeiten?

Die logistischen Bedingungen vor Ort sind oft unterschätzt. Prüfe:

• Gibt es eine ebenerdige Anlieferung oder Lastenaufzüge?
• Wo können Technik, Möbel oder Requisiten zwischenzeitlich gelagert werden?
• Wie viele Anlieferfahrzeuge dürfen gleichzeitig vorfahren?

Das spart Stress und Zeit – vor allem bei größeren Produktionen.

7. Sind Parkplätze für Gäste, Lieferanten oder Crew vorhanden oder in der Nähe?

Die Parkplatzsituation kann ein Stimmungskiller sein – oder ein echter Pluspunkt. Frage nach:

• Anzahl und Lage von Parkplätzen auf dem Gelände oder in Laufnähe
• Parkmöglichkeiten für Lkw und Lieferfahrzeuge
• Eventuell buchbaren Zusatzleistungen wie Valet-Parking oder Shuttle-Service

Besonders bei Business-Events mit externen Gästen lohnt sich hier eine gute Planung.

8. Welche Genehmigungen oder Auflagen sind zu beachten?

Sicherheit geht vor. Viele Locations unterliegen behördlichen Auflagen oder internen Regelungen. Achte auf folgende Punkte:

• Lautstärke- und Musikbeschränkungen (besonders bei Outdoor-Events)
• Auflagen zu Brandschutz, Fluchtwegen und Dekoration
• Notwendige Veranstaltungsgenehmigungen oder Konzessionen

Eine frühzeitige Abstimmung mit dem Locationbetreiber verhindert böse Überraschungen.

9. Welche Gestaltungsmöglichkeiten bestehen in Bezug auf Branding oder Deko?

Ein Event soll Atmosphäre schaffen – und Deine Marke oder Botschaft transportieren. Kläre daher:

• Dürfen Banner, Roll-Ups oder Beleuchtung installiert werden?
• Können Möbel oder Teppiche ausgetauscht werden?
• Gibt es Einschränkungen bei Hängedekoration, offenen Flammen oder Konfetti?

Die Gestaltungsfreiheit ist ein wesentlicher Faktor – gerade bei Corporate Events oder Hochzeiten.

10. Welche Kosten sind im Preis enthalten – und gibt es versteckte Zusatzgebühren?

Zu guter Letzt: die Budgetfrage. Fordere eine transparente Kostenaufstellung an, in der alle Leistungen enthalten sind. Achte besonders auf:

• Nebenkosten (z. B. Reinigung, Strom, Heizung, Endabnahme)
• Technikpauschalen oder Servicegebühren
• Stornobedingungen und Zahlungsmodalitäten

Ein klarer Vertrag schützt Dich vor unerwarteten Zusatzkosten.

Fazit: Mit Vorbereitung zur perfekten Location

Eine professionelle Locationbesichtigung ist weit mehr als ein kurzer Rundgang. Sie ist die Gelegenheit, alle offenen Fragen zu klären und herauszufinden, ob der Ort wirklich zu Deinem Event passt – logistisch, technisch und atmosphärisch. Mit dieser 10-Punkte-Checkliste bist Du bestens vorbereitet und kannst auf Augenhöhe mit Locationanbietern verhandeln.

Tipp: Nimm die Liste ausgedruckt oder digital zur Besichtigung mit – und halte alle Antworten direkt fest. Das hilft Dir später bei der Entscheidung.

👉 Download Checkliste