Interview: Trends, Herausforderungen & Chancen der Tagungs- und Eventbranche

Dirk Alberts (fiylo) im Gespräch mit Prof. Dr. Olga Spomer am 23.07.2025 

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Dirk Alberts: Frau Professor Spomer, viele sehen die Tagungswirtschaft wissenschaftlich besser aufgearbeitet als den freien Eventbereich. Teilen Sie diesen Eindruck? 

Prof. Dr. Spomer: Ja. In Deutschland ist der Tagungs- und Meetingsektor strukturierter erforscht. Der Eventbereich dagegen wird noch zu häufig als „Party“ oder Sommerfest-Nische wahrgenommen – hier besteht Nachholbedarf, auch in der akademischen Betrachtung.  

Dirk Alberts: Sie lehren im Studiengang Eventmanagement und Technik. Was macht diesen Ansatz besonders? 

Prof. Dr. Spomer: An der Technischen Hochschule Mittelhessen bilden wir Generalist:innen mit Tiefgang aus: Technik (Video, Audio, Licht, Rigging) gehört genauso dazu wie betriebswirtschaftliche Planung, Logistik, Vermarktung, Eventkonzipierung und Controlling – Events von A bis Z denken und durchführen.  

Dirk Alberts: Ihre Trendanalyse – was sind die größten aktuellen Herausforderungen für Kongresse, Tagungen & Seminare? 

Prof. Dr. Spomer: Zwei Spitzenreiter: Erstens Kräftemangel – nicht nur Fachkräfte, sondern Personal insgesamt, besonders in Basisfunktionen wie Einlass, Garderobe, Küche, Service und Security. Zweitens deutliche Kostensteigerungen, vor allem bei Löhnen.  

Dirk Alberts: Also eher „Kräftemangel“ als klassischer Fachkräftemangel? 

Prof. Dr. Spomer: Genau. Fachrollen werden durchaus ausgebildet. Was fehlt, ist Personal ohne spezielle Ausbildung – die Unterstützer, die Live-Betrieb möglich machen. Selbst Leihfirmen können oft nicht mehr liefern.  

Dirk Alberts: Wie stark schlägt die Kostenentwicklung durch? 

Prof. Dr. Spomer: Einige Betriebe berichten von bis zu 25 % Lohnsteigerungen in 24 Monaten. Das verschiebt Kalkulationen dramatisch: Früher war Wareneinsatz der größte Block, heute sind es Personalkosten – mit direkter Weitergabe an Kund:innen. 

Dirk Alberts: Wie beurteilen Sie die wirtschaftliche Gesamtlage der Branche? 

Prof. Dr. Spomer: Nach dem enormen „Wir wollen wieder live!“-Aufholeffekt nach Corona flacht die Nachfrage ab. Wir kehren in eine Normalität mit Schwankungen zurück; in manchen, z. B. automobil- oder pharmageprägten Regionen sind Rückgänge deutlich spürbar. „Es kommen keine rosigen Zeiten auf uns zu.“ 

Dirk Alberts: Verändert das auch die Veranstaltungsformate? 

Prof. Dr. Spomer: Ja. Kompaktere Programme, mehr Spezialisierung, Workshop-Charakter und wünschenswerter Output statt breiter Programmbretter. Wirtschaftlich relevant, weil kürzere Formate Übernachtungs- und Tagungsumsätze reduzieren.  

Dirk Alberts: In der Praxis diskutieren wir „Sharing Events“ – ein aufgebautes Setup von mehreren Kunden nacheinander nutzen. Sehen Sie da Potenzial? 

Prof. Dr. Spomer: Absolut spannend. Wenn Bedarfe digital sichtbar würden, ließen sich Bühnen-, Technik- und Raum-Setups mehrfach verwenden – spart Kosten, Ressourcen und zahlt auf Nachhaltigkeit ein. Die Branche denkt bereits in diese Richtung.  

Dirk Alberts: Stichwort Nachhaltigkeit – Differenzierungsfaktor oder Pflicht? 

Prof. Dr. Spomer: Heute ein Hygienefaktor, kein USP mehr. Wer nicht nachhaltig handelt, wird künftig kaum noch berücksichtigt. Trotzdem bremsen Kosten, Dokumentationsaufwand und komplexe Zertifizierungen viele Betriebe.  

Dirk Alberts: Wie steht die Branche zu Nachhaltigkeitssiegeln? 

Prof. Dr. Spomer: Gemischte Gefühle: zu viele Labels, wenig Transparenz, teils „Geldmacherei“-Vorwurf, oft unklarer Mehrwert. Manche investieren in Weiterbildung (z. B. IHK‑Lehrgänge), andere scheitern am Aufwand für CSR‑Berichte. 

Dirk Alberts: Haben Sie gute Praxisbeispiele? 

Prof. Dr. Spomer: Ja – großes Beispiel: Messe München spart nach kompletter LED-Umstellung pro Halle fünfstellige Beträge; weitere Potenziale durch Solar, Geothermie etc. Hotels setzen auf Großspender statt Einweg, Bewegungsmelder, Mülltrennung, regionale Lieferketten. 

Dirk Alberts: Zurück zum Personal – wie differenzieren Sie Fach- vs. einfache Kräfte und warum ist das wichtig? 

Prof. Dr. Spomer: Fachkräfte sind ausgebildete Veranstaltungstechniker:innen, -kaufleute etc., die komplexe Probleme lösen. „Einfache Kräfte“ übernehmen Aufgaben wie Garderobe, Sicherheit, Reinigung oder Küchenhilfe. Gerade in diesen Basisrollen ist der Mangel gravierend – Flexibilität leidet.  

Dirk Alberts: Bemerken Sie veränderte Buchungszeiträume oder Stornomuster? 

Prof. Dr. Spomer: Ja, aber differenziert: Große Events & Hochzeiten bleiben langfristig, kleinere Business-Formate werden kurzfristiger gebucht. Gegensteuern könnten gestaffelte Stornoregeln oder Parallelveranstaltungen, um Ausfälle abzufedern – wie in einem großen Kongresszentrum gesehen.  

Dirk Alberts: Wie tickt die Generation Z – als Mitarbeitende? 

Prof. Dr. Spomer: Uneinheitliches Bild: Telefonieren fällt schwer, Messaging ist Standard; digitale Office‑Basics sind nicht immer so stark, wie man glaubt. Gleichzeitig viele motivierte junge Leute – sie brauchen Vertrauen, Freiräume, klare Betreuung. Work-Life-Balance, flexible Arbeitsmodelle, mentale Gesundheit und Arbeitsplatzsicherheit stehen hoch im Kurs. Mobilitäts-Benefits (z. B. Deutschlandticket, E‑Auto-Laden) wirken attraktiv. 

Dirk Alberts: Und als Teilnehmende? 

Prof. Dr. Spomer: Erwartet werden bewusste Ernährung (veggie/gesund), nachhaltige Konzepte, digitale Convenience (Apps statt Haustelefon) – und Erlebnis! Viele junge Teilnehmende nutzen Events als Ausgleich zur Dauer-Onlinenutzung. Reine Frontal-Infos funktionieren schlechter; Tagungen müssen „eventisiert“ werden. 

Dirk Alberts: Sie haben erzählt, dass jüngere Gäste schnell aussteigen, wenn sie nicht abgeholt werden… 

Prof. Dr. Spomer: Richtig. Wenn eine Veranstaltung in den ersten 15–20 Minuten nicht packt, sind viele geistig raus – bei freiwilliger Teilnahme gehen sie einfach. Das zwingt uns, dramaturgisch stärker zu denken und Kreativität zur Kernkompetenz zu machen.  

Dirk Alberts: Welche strategischen Schritte empfehlen Sie Locations und Veranstaltern jetzt? 

Prof. Dr. Spomer: Erstens aktive Nachfragearbeit – Vertrieb hochfahren, Stammkund:innen ansprechen, neue Märkte öffnen. Zweitens Personal sichern & entwickeln, ggf. international rekrutieren (aber Kultur-/Sprachfit beachten). Drittens dranbleiben an Trends wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung & KI – wer stehen bleibt, verliert Anschluss.  

Dirk Alberts: Was hat Sie in Ihrer Untersuchung am meisten überrascht? 

Prof. Dr. Spomer: Die Kostenexplosion selbst bei einfachen Diensten – Beispiel Toilettenaufsicht am Sonntag teurer als eine Veranstaltungsleitung. Solche Einblicke zeigen, wie eng die Kalkulation geworden ist.  

Dirk Alberts: Gab es Zitate, die für Sie die Branche auf den Punkt bringen? 

Prof. Dr. Spomer: Drei Favoriten: „Auf Veranstaltungssektor musst du Bock haben.“ “Es ist sehr abwechslungsreich und wirklich ein cooler Beruf.” / „Unser Wert ist ein Kunde, der begeistert wiederkommt.“ / „Wir haben viele positiv Bekloppte in dieser Branche.“ Sie zeigen Leidenschaft, Service und den besonderen Spirit unserer Szene.  

Dirk Alberts: Abschließend – wo sehen Sie die Branche in den nächsten Jahren? 

Prof. Dr. Spomer: Zwischen Kostendruck, Personallücken und Anspruchswandel braucht es Mut, Kreativität und konsequentes Weiterlernen. Die Branche ist und bleibt resilient – wenn sie Veränderungen annimmt.  

Dirk Alberts: Vielen Dank – und wir würden uns freuen, Sie beim Location Award in Hannover begrüßen zu dürfen! 

Prof. Dr. Spomer: Herzlichen Dank für die Einladung! Ich prüfe den Termin – Semesterstart, aber wenn möglich, bin ich dabei.